Uw bedrijf dient een Functionaris Gegevensbescherming (DPO) te benoemen, die als hoofdtaak heeft het verwerken, het bezig zijn met verwerken of het systematisch monitoren van gevoelige data op een grote schaal om compliant te blijven en om uw bedrijf te beschermen voor wat betreft AVG.
DPO’s kunnen dienstdoen als uw vertegenwoordigers voor AVG. Ze staan u bij en monitoren interne naleving. Ze informeren en adviseren ook over uw verplichtingen m.b.t. databescherming en geven advies over Data Protectie Impact Assessments (DPIA’s). Daarnaast kunnen ze fungeren als een contactpunt voor data onderwerpen en het Bureau van de Informatiecommissie in Nederland (Autoriteit Persoonsgegevens).
1. DPO’s begeleiden uw bedrijf door de privacyregelgeving
Het uitbesteden van DPO-diensten heeft veel voordelen, zowel intern als extern. Een van de grootste voordelen van DPO’s, is dat ze uw bedrijf door de complexe privacyregelgeving heen helpen.
Deze Functionarissen Gegevensbescherming kunnen uw bedrijf door het juiste resource management, legale en bedrijfsstructuur en bedrijfsplanning heen helpen, zodat u AVG-compliant blijft en uw interesses kunt beschermen. Ze kunnen ook helpen met website content en structuur, databaseontwerp, IT-infrastructuur en cybersecurity, allemaal in uw voordeel. Ze werken als regulatoren in het voordeel van de data subjecten, terwijl ze ook een verdedigingslinie voor u opzetten voor het geval u een datalek krijgt. Ze werken zonder interesseconflict binnen uw organisatie.
2. Ze presenteren uw bedrijfs-privacy procedures aan uw klanten, medewerkers en belanghebbenden.
DPO’s geven een gestructureerde presentatie van uw privacy procedures, die uw algemene voorwaarden, uw website beleidsvoorwaarden’ en -formulieren en uw contacten met derde partijen en personeel bevatten. Op deze manier, kunnen DPO’ hun compliance met AVG-regulering demonstreren. Dit helpt om uw bedrijf in het goede daglicht te houden en het laat zien dat u de privacy rechten en individuele data serieus neemt.
3. Trainen van personeel
Databescherming is nog steeds een relatief nieuw concept. De baanbrekende AVG-regels van de EU zijn pas sinds 2018 in effect.. Feit is dat veel medewerkers en zelfs managementteams nog steeds onwetend zijn over het volledige pakket van deze reguleringen en hoe ze bedrijven en operaties direct beïnvloeden.
Een DPO kan helpen met het trainen van personeel en audits opzetten waar nodig en ter identificatie van nieuwe dingen die nodig zijn. Ze zijn handelende specialisten binnen uw organisatie, die verantwoordelijk zijn voor het garanderen van de gegevensbescherming en discipline van het bedrijf zodat de kansen op het breken van AVG-reguleringen zo minimaal mogelijk zijn.
4. Ze nemen de verantwoordelijkheid om te reageren op datalekken
Wat dan weer perfect leidt tot volgende reden, waarom uw bedrijf een DPO nodig heeft. Ze zijn in staat om de rol van ondernemer in datalekken op zich te nemen. AVG zijn erg strikt en er is veel training nodig om iedereen binnen uw bedrijf op de hoogte te krijgen.
De AVG stelt dat het bedrijven noodzaakt om te denken over mogelijke lekken voordat deze gebeuren. U krijgt daarna maar 72 uur de tijd om te reageren en het lek aan de Autoriteit Persoonsgegevens te melden. Dit is de overkoepelende autoriteit voor het garanderen van compliance binnen het Nederlandse AVG.
5. DPO’s behandelen Subject Access Requests (SARs)
Een DPO zal in staat zijn om op tijd te reageren op Subject Access Requests (SARs). Deze verzoeken moeten professioneel, netjes en binnen 30 dagen aDPOehandeld worden, om storing van uw dagelijkse zakelijke activiteiten te minimaliseren. Het AVG prioriteert de individuele rechten van hun data boven bedrijven. U kunt niet factureren voor de tijd terwijl u op antwoord wacht. Doordat u een DPO in dienst hebt kunt u tijd en energie overhouden om op een normale manier uw bedrijf voort te zetten, terwijl uw DPO de verzoeken op de juiste manier en tijdig afhandelt.
6. Implementatie van technische bronnen voor bescherming
DPO’s kunnen helpen in de bescherming van uw bedrijf tegen cybercriminelen. Dezelfde processen die uw data privé houden, werken ook voor de bescherming van de gevoelige data die u bezit van uw klanten. Ondanks dat IT-personeel dit ook doet, is het zeer waarschijnlijk dat ze de beveiliging niet hebben opgezet voor het behoud van privacy voor de bedrijfsstructuur t.a.v. AVG en dit helpt u met het maximaliseren van bescherming van gevoelige data.
7. Ze rapporteren elke beveiligingskwetsbaarheid en elk risico
De hoofdprioriteit van DPO’s is databescherming. Een belangrijk onderdeel van hun werk is om aan het hoofdmanagement te rapporteren binnen een bedrijf en zoveel mogelijk kwetsbaarheden en risico’s betreffende databescherming te voorkomen. Ze zullen elk databeschermingsrisico accumuleren en advies geven over de beste stappen met de beste oplossingen voor uw klanten, zonder in de weg te lopen van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten.
8. Het aanstellen van een DPO is complete bescherming
Feit is, dat het benoemen van een DPO een goede verzekeringspolis is. Als u een verzekering hebt die databescherming dekt, wil het AVG dat u uw compliance naar het AVG demonstreert. Dit is iets waar alle DPO’s alles vanaf weten en waar ze u mee kunnen helpen. Het is zelfs zo dat het doel van een DPO binnen uw bedrijf is om te voorkomen dat u ooit een verzekeringsclaim hoeft te maken, omdat hun expertise u misstappen laat voorkomen en uw data veilig houdt.
DPO’s kunnen intern aangewezen worden, maar veel bedrijven gaan voor een DPO van buitenaf. Dit kost minder en vermindert de kans op interruptie van de dagelijkse bedrijfsactiviteiten. Wat de reden ook is, deze Functionarissen Gegevensbescherming zullen nu en in de toekomst een onbetaalbare rol voor moderne bedrijven blijven spelen.